Beaucoup de gérants attendent avant de relancer. Ils ont peur de passer pour insistants, de froisser un client fidèle, ou simplement de mal s'y prendre. Pendant ce temps, la facture vieillit, et la relance qu'on finit par envoyer est plus sèche qu'elle n'aurait dû l'être.
Il existe une autre façon de faire : relancer tôt, souvent, et toujours aimablement. Voici comment l'organiser.
Pourquoi votre client ne paie pas (encore)
Avant d'écrire, il vaut la peine de se demander ce qui bloque. Dans la grande majorité des cas, ce n'est ni de la mauvaise foi ni un conflit.
- La facture n'est jamais arrivée, ou elle dort dans une boîte de réception partagée.
- Il manque une pièce à votre client : un numéro de bon de commande, un procès-verbal de réception, la bonne adresse de facturation.
- La facture attend une validation interne, chez quelqu'un qui est en congé.
- La trésorerie est tendue, et votre client paie d'abord ceux qui relancent.
- Il y a un désaccord qu'il n'a pas exprimé : une prestation qu'il juge incomplète, un prix qu'il conteste.
Chaque cause appelle une réponse différente. Une facture perdue se renvoie ; un désaccord se discute. La première relance sert surtout à savoir dans quel cas vous êtes.
Une organisation qui marche
Voici une organisation courante, à adapter à votre clientèle. L'idée est simple : chaque étape monte d'un cran, et aucune ne surprend votre client.
- Un rappel avant l'échéancequelques jours avant
Un message court, la facture en pièce jointe, et les coordonnées de paiement. Ce n'est pas une relance : c'est un service rendu à un client qui veut payer à temps.
- Un constat le lendemaindès le lendemain de l'échéance
Le retard est constaté, sans reproche. On demande simplement si la facture a bien été reçue, et s'il manque quelque chose pour la régler.
- Un appelune à deux semaines plus tard
La voix règle en deux minutes ce que trois e-mails n'ont pas réglé. C'est souvent là qu'on apprend la vraie raison du retard.
- Un courrier qui récapitule toutsi rien n'a bougé
Une lettre de relance en bonne et due forme, qui reprend les factures, les montants, les pénalités et les frais, et fixe une date de paiement.
Quoi écrire
Une bonne relance tient en quelques lignes et répond aux questions que votre client se poserait : quelle facture, combien, depuis quand, et comment payer. Voici un exemple de premier message, à reprendre à votre façon.
Bonjour Madame Martin, sauf erreur de notre part, la facture FA-2026-0118 du 1er mars, d'un montant de 12 400 €, était payable au 31 mars. Pouvez-vous me dire si elle vous est bien parvenue, et s'il vous manque un élément pour la régler ? Vous trouverez nos coordonnées bancaires ci-dessous. Bonne journée.
Ce qui fait son efficacité :
- Une seule facture, une seule somme. Votre client n'a rien à chercher.
- Une question ouverte. Elle laisse la porte ouverte à une explication, plutôt qu'à une défense.
- Le moyen de payer, tout de suite. Chaque obstacle retiré, même petit, rapproche le paiement.
Parler des pénalités sans menacer
Les pénalités de retard et les frais de recouvrement sont dus de toute façon, et sans rappel (article L441-10 II du code de commerce). Les mentionner n'est donc pas une menace : c'est une information.
Le ton fait toute la différence. « Conformément à nos conditions générales, des pénalités de retard s'appliquent depuis le 1er avril » informe. « Faute de paiement sous huit jours, nous serons contraints de… » braque. Dans les premières relances, beaucoup de gérants choisissent de ne pas les réclamer, et de les garder comme argument si la situation s'enlise. C'est un choix commercial, et il vous appartient.
Pour savoir ce qui est dû exactement, voyez notre article sur le calcul des pénalités.
Le courrier qui récapitule tout
Quand les relances amiables n'ont rien donné, on envoie souvent un courrier plus formel : la mise en demeure. La loi n'impose aucune liste de mentions obligatoires ; elle demande une « interpellation suffisante » (article 1344 du code civil), c'est-à-dire une demande de paiement claire, que votre client ne peut pas mal comprendre.
En pratique, un bon courrier de ce type reprend :
- la liste des factures concernées, avec leur date et leur montant ;
- les pénalités et les frais de recouvrement, chiffrés ;
- le total à régler, et la date à laquelle vous l'attendez ;
- vos coordonnées bancaires.
Un point important : ce courrier, même envoyé en recommandé, n'arrête pas la date limite pour agir en justice (Cour de cassation, chambre commerciale, 18 mai 2022, n° 20-23.204 [publié]). Nous l'expliquons dans notre article sur la date limite.
Quand votre client propose de payer en plusieurs fois
C'est fréquent, et souvent une bonne nouvelle : votre client reconnaît devoir la somme et cherche une solution. Vous pouvez accepter, ou refuser : la loi vous permet de refuser un paiement partiel, même si ce que vous avez fourni se divise (article 1342-4 du code civil).
Si vous acceptez, mieux vaut l'écrire : un échéancier daté, montant par montant. Et savoir que chaque versement s'impute d'abord sur les pénalités, puis sur la facture, comme l'explique notre article sur les paiements partiels.
Quand la relance ne suffit plus
Il arrive que rien ne bouge. D'autres voies existent alors, devant le juge ou par un commissaire de justice. Choisir de les emprunter, ou non, est une décision qui vous appartient, et elle se prépare avec un avocat ou un commissaire de justice, qui vous dira ce qui est possible dans votre cas.
Ce que vous pouvez faire de votre côté, c'est arriver à ce rendez-vous avec un dossier complet : les factures, les échanges, les relances et un décompte chiffré.
Ce que fait Letikette
Letikette prépare chaque relance à votre nom, avec les bonnes factures, les bons montants et les pénalités calculées. Rien ne part sans votre accord. Votre client reçoit une page à votre nom pour payer par virement, directement sur votre compte.
Cet article présente des pratiques courantes et des règles générales. Il ne constitue pas un conseil juridique : la décision d'agir, et la manière de le faire, restent les vôtres.