Frais de recouvrement, une indemnité par facture en retard

C'est la somme la plus souvent oubliée des factures impayées. Elle ne demande aucun calcul, elle est due automatiquement, et pourtant très peu d'entreprises la réclament : l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, de 40 € par facture.

Voici d'où elle vient, à quoi elle s'applique, et ce qu'elle ne couvre pas.

D'où vient cette indemnité

La loi est directe : « tout professionnel en situation de retard de paiement est de plein droit débiteur » d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (article L441-10 II du code de commerce). Son montant est fixé par décret : 40 € (article D441-5 du code de commerce, version en vigueur depuis le 27 février 2021 [décret n° 2021-211, art. 3]).

« De plein droit » veut dire automatiquement. Vous n'avez pas à prouver que ce retard vous a coûté quelque chose, ni à l'avoir écrit dans un contrat. Le retard suffit.

Une indemnité par facture, pas par client

C'est le point qui change tout. L'administration le dit en toutes lettres : l'indemnité « s'applique à chaque facture qui n'a pas été payée dans les délais » (Service-Public Entreprendre, fiche F23211 [lecture de l’administration]).

Prenons une grossiste d'exemple, qui livre un restaurant chaque semaine et facture chaque livraison. Le restaurant traverse un mois difficile et règle six factures avec trois semaines de retard. Il ne doit pas une indemnité, mais six.

Une précision : l'indemnité s'applique une seule fois par facture, quelle que soit la durée du retard. Et elle reste due même quand votre client a fini par payer la facture : le retard a bien eu lieu.

Elle s'ajoute aux pénalités de retard

Les frais de recouvrement et les pénalités de retard sont deux choses différentes, et elles se cumulent.

• Les pénalités rémunèrent le temps : elles grossissent chaque jour où la facture reste impayée.
• L'indemnité est un forfait : 40 €, une fois par facture, dès le premier jour de retard.

Sur une petite facture, l'indemnité pèse souvent plus lourd que les pénalités. Pour une facture de 800 € réglée avec un mois de retard, les pénalités font quelques euros ; l'indemnité, elle, fait 40 €. Le calcul des pénalités est détaillé dans notre article sur les pénalités de retard.

Quand vos frais dépassent le forfait

Le forfait couvre les frais ordinaires d'une relance. Si le recouvrement vous coûte davantage, par exemple parce que vous avez dû payer un professionnel, la loi prévoit une suite : « lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, le créancier peut demander une indemnisation complémentaire, sur justification » (article L441-10 II du code de commerce).

« Sur justification » signifie que vous devez pouvoir montrer ces frais : des factures, des reçus. Sans pièce, vous en restez au forfait.

Le cas d'une procédure collective

Il existe une exception. Le créancier « ne peut invoquer le bénéfice de ces indemnités lorsque l'ouverture d'une procédure » collective interdit le paiement à l'échéance (article L441-10 II, dernière phrase, du code de commerce).

Concrètement, si votre client est placé en redressement ou en liquidation judiciaire, une facture dont l'échéance tombe le jour du jugement ou après ne donne pas droit aux frais de recouvrement. Pour une facture échue avant le jugement, Letikette retient que l'indemnité reste déclarable, et le signale comme une lecture des textes.

La réclamer, ou non

Rien ne vous oblige à réclamer cette indemnité. Beaucoup de gérants y renoncent pour préserver une relation, et c'est un choix commercial qui vous appartient.

La connaître permet seulement de choisir en connaissance de cause. Et quand un client négocie un échéancier, savoir ce qui vous est dû donne un point d'appui à la discussion.

Ce que fait Letikette

Letikette ajoute l'indemnité à chaque facture payée en retard, une seule fois, et l'écarte d'elle-même quand une procédure collective l'interdit. Le décompte la montre sur sa propre ligne, à côté des pénalités, pour que votre client voie exactement d'où vient chaque euro.

Cet article présente des règles générales. Il ne constitue pas un conseil juridique : la décision d'agir, et la manière de le faire, restent les vôtres.